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📣 Gérer une liste de diffusion

Ce guide s'adresse aux personnes qui écrivent à toute une liste : le bureau, et les administrateurs de l'outil.

En une phrase : vous rédigez un brouillon, vous le mettez en file d'envoi, et un automate le distribue en lissant le débit pendant que vous faites autre chose.

N'envoyez plus de message en copie cachée depuis votre logiciel de messagerie

Les deux méthodes ne se coordonnent pas : l'outil ne saurait rien de ce qui est parti par l'autre chemin, ni des rebonds que cela aurait provoqués. Et c'est précisément ce mode d'envoi qui saturait le serveur — au-delà d'un certain nombre de messages par heure, il refuse les suivants et une partie de l'envoi est perdue sans que personne le voie.

Envoyer un message à une liste

1. Rédiger

Menu Listes → Campagnes, puis Nouvelle campagne.

Choisissez la liste destinataire, écrivez l'objet et le corps.

Le corps s'écrit en Markdown — la même syntaxe que ce wiki, voir Écrire en Markdown. Un aperçu s'affiche à côté ; le bouton Enregistrer et actualiser l'aperçu le rafraîchit.

Trois variables sont remplacées à l'envoi, pour chaque destinataire :

Variable Remplacée par
{{nom}} le nom de l'abonné, s'il est connu
{{email}} son adresse
{{desabonnement}} le lien de désabonnement qui lui est propre

Enregistrer le brouillon vous permet de revenir plus tard : rien ne part tant que vous n'avez rien demandé.

Le lien de désabonnement n'est pas optionnel

Si vous ne placez pas {{desabonnement}} vous-même, un lien est ajouté automatiquement en pied de message. Ce comportement ne se désactive pas : un envoi de masse sans lien de désabonnement est signalé comme spam, et c'est ensuite toute l'association qui n'arrive plus à écrire à personne.

2. Vérifier avant d'envoyer

Relisez l'aperçu. C'est le dernier moment confortable : une fois la file remplie, ce qui est parti est parti.

Deux choses valent le coup d'œil :

  • les liens — un lien faux dans un message envoyé à toute la liste ne se rattrape pas ;
  • le nombre de destinataires, affiché sur la fiche de la liste.

3. Envoyer

Bouton Mettre en file d'envoi…. Une confirmation vous est demandée, avec le nombre de destinataires.

L'envoi se fait ensuite tout seul, une minute sur l'autre, sous un plafond horaire fixé pour ne pas saturer le serveur. Une liste de quelques centaines de personnes part en une heure environ.

Vous pouvez fermer la page : l'envoi continue.

4. Suivre

La fiche de la campagne affiche la progression : envoyés, en attente, échecs.

Si le compteur semble figé, c'est probablement le plafond horaire : l'envoi reprend de lui-même à l'heure suivante.

Arrêter, recommencer

  • Annuler les envois restants… abandonne ce qui n'est pas encore parti. Ce qui est déjà distribué ne revient pas.
  • Dupliquer en brouillon recrée une copie modifiable d'un envoi passé — pratique pour une lettre dont la structure ne change pas d'un mois sur l'autre.

Créer une liste

Menu Listes → Listes de diffusion, puis le formulaire de création.

Seuls le nom et la description sont demandés. Le reste est automatique :

  • l'identifiant technique se déduit du nom ;
  • l'expéditeur est celui de l'association, suivi du nom de l'auteur à l'envoi — « Alpinux (de la part de Prénom Nom) » ;
  • les réponses reviennent à l'adresse d'expédition, qui est relevée.

Rien de cela ne se règle liste par liste : l'association écrit sous une seule identité. Multiplier les expéditeurs éparpille la réputation du domaine autant que cela désoriente les destinataires.

Le nom d'une liste n'est pas modifiable après création

Relisez-le avant de valider.

Gérer les abonnés

Menu Listes → Listes de diffusion, puis la liste voulue.

Quatre compteurs résument l'état : destinataires joignables, inscrits au total, désabonnés, adresses mortes.

Les adresses sont masquées

Elles s'affichent sous la forme c••••••e@exemple.fr. Le domaine reste lisible — il suffit au diagnostic — sans étaler à l'écran un carnet d'adresses exploitable.

Un lien Afficher les adresses en clair lève le masque quand c'est nécessaire.

Ajouter des abonnés

Deux moyens, dans le volet Ajouter des abonnés :

  • coller une liste d'adresses, une par ligne. Les formes nom@exemple.fr, nom@exemple.fr;Prénom Nom et Prénom Nom <nom@exemple.fr> sont acceptées ;
  • importer depuis Dolibarr les adhérents à jour de cotisation.

Un import ne réactive jamais une adresse partie

Désabonnée, morte, ou ayant signalé un spam : l'outil refuse de la remettre en service, même si elle figure dans le fichier importé. Seule la personne concernée peut revenir, par le parcours d'inscription.

Réinscrire quelqu'un qui est parti est le meilleur moyen de se faire signaler comme spam — et cette fois définitivement.

Ouvrir une liste au public

Réservé aux administrateurs.

Sur la fiche de la liste, cochez Liste publique et enregistrez.

Trois conséquences, à peser avant de cocher :

  • n'importe qui peut demander à s'abonner depuis la page d'accueil ;
  • les envois passés deviennent lisibles publiquement dans les archives ;
  • le nom et la description de la liste sont visibles de tout visiteur.

Ce dernier point n'est pas anodin pour une liste interne. Le geste est enregistré dans le journal de l'outil.

Les demandes en attente

Quand une liste est publique, la fiche affiche les demandes d'inscription en attente de confirmation, avec leur heure d'expiration.

Ces adresses ne sont pas inscrites et ne le seront que si leurs titulaires confirment depuis leur propre boîte. Il n'y a rien à faire : celles qui restent s'effacent seules.

Les adresses désactivées

Menu Listes → Adresses désactivées.

L'écran comporte deux tableaux, et la différence entre les deux est importante.

Rejets définitifs et plaintes

Ces adresses ont été retirées de toutes les listes : le serveur d'en face a répondu que la boîte n'existait pas, ou la personne nous a signalés comme spam.

La colonne de droite affiche le texte exact du refus, extrait du rapport reçu — « utilisateur inconnu », « boîte pleine », le nom d'une liste noire. Le rapport complet est dépliable si vous voulez tout lire.

Continuer à écrire à ces adresses abîmerait la réputation du serveur pour tous les autres envois. C'est pourquoi l'outil les écarte sans demander.

Blocages d'opérateur

Ces adresses-là sont conservées, et c'est délibéré.

Le message a été refusé non pas parce que la boîte a disparu, mais parce qu'un opérateur refuse notre serveur — un grand fournisseur de messagerie qui nous a mis sur une liste d'attente, ou un serveur qui interroge une liste noire.

La distinction est vitale. Une part notable des abonnés d'une association tient ses adresses chez deux ou trois grands fournisseurs : les traiter comme mortes parce que l'un d'eux nous bloque un jour ferait perdre d'un coup une fraction de la liste, en silence, pour une faute qui n'est pas la leur.

Quand cette section se remplit, ce n'est donc pas un problème d'abonnés mais de réputation d'envoi. Le délistage se demande auprès de l'opérateur concerné.

Surveiller la réputation d'envoi

Réservé aux administrateurs. Menu Configuration → Postmaster.

Les grands opérateurs de messagerie envoient chaque jour un rapport disant quelles adresses IP ont émis du courrier au nom du domaine de l'association, et si ces envois étaient correctement signés. L'outil les dépouille tout seul.

Deux lectures valent le détour :

  • une adresse IP inconnue dans la liste : quelqu'un émet en notre nom. Usurpation, ou service de l'association qu'on avait oublié ;
  • une adresse IP connue mais jamais alignée : elle émet sans être autorisée par nos enregistrements, et ses messages tombent en indésirable chez tout le monde.

Le second tableau liste le courrier reçu à l'adresse postmaster que l'automate n'a pas su traiter — avis d'opérateur, signalement — et qui attend une lecture humaine. Le bouton Marquer comme lu le retire de la liste une fois traité.

Attribuer les rôles

Réservé aux administrateurs. Menu Configuration → Droits.

Trois rôles indépendants, cumulables :

Rôle Donne accès à
Rédacteur la section Listes : campagnes et abonnés
Administrateur les listes publiques, les imports, Droits et Postmaster
Messagerie interne la section Messagerie

Un administrateur ne peut pas se retirer lui-même l'administration : l'outil refuse de se retrouver sans personne pour le gérer. Demandez-le à un autre administrateur.

Questions fréquentes

Mon envoi semble arrêté à mi-parcours

C'est le plafond horaire. L'envoi reprend de lui-même à l'heure suivante, et la fiche de la campagne affiche ce qui reste en attente.

Une adresse apparaît comme désactivée alors qu'elle fonctionne

Regardez dans quel tableau elle se trouve. Dans Blocages d'opérateur, elle n'est pas désactivée et il n'y a rien à faire de ce côté. Dans Rejets définitifs, lisez le texte du refus : il dit précisément ce que le serveur distant a répondu.

Quelqu'un veut revenir après s'être désabonné

Il doit refaire le parcours d'inscription lui-même. Ne le réinscrivez pas à la main : l'outil l'interdit, et pour de bonnes raisons.

Puis-je renvoyer exactement le même message plus tard ?

Oui, Dupliquer en brouillon sur la campagne passée. Vérifiez les dates et les liens avant de renvoyer : ce qui était vrai il y a un mois ne l'est plus forcément.

Comment savoir qui a ouvert le message ?

On ne le sait pas, et c'est voulu. Les messages ne contiennent ni image de suivi ni lien piégé. Ce que l'on sait, c'est ce qui a été remis et ce qui a rebondi.

Voir aussi